Photo Fabián Avella, Head of Information and Technology Systems at Inalde Business School.

Una migración a Blackboard Open LMS bien hecha ¡Mejor imposible!

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Este artículo fue publicado originalmente el 08 de Sep. De 2018 en E-Learn Magazine. Lea la versión en inglés aquí  

Cuando Fabián Avella ingresó a la Universidad de La Sabana como analista de sistemas, hace 24 años, no existían las redes LAN, y el Internet como lo conocemos hoy en día era apenas un sueño para las compañías y universidades más importantes, al igual que el correo electrónico. Ahora, esas y otras tecnologías asociadas se volvieron omnipresentes y generalmente se ignora su existencia a excepción de cuando fallan. Haber presenciado la evolución de estas tecnologías, de una forma u otra, le permitió a Fabián una perspectiva de no dar por sentado nada, algo que forma parte importante de su trabajo en Inalde.

Entre todo lo que se puede hacer en 24 años, Fabián hizo una especialización en gerencia informática y, posteriormente, una maestría en sistemas de información y tecnología. Esta segunda gracias a los recursos y el tiempo de Inalde, la reconocida escuela de negocios de la Universidad de La Sabana, a la que llegó hace cuatro años y medio. Desde entonces, ha trabajado en el desarrollo, mantenimiento de sistemas y en diferentes temas relacionados con tecnología dentro de la institución. En su conversación con E-Learn Magazine, Fabián compartió lo más relevante de la reciente migración llevada a cabo en Inalde, de su anterior sistema para la gestión del aprendizaje, a Blackboard Open LMS, que él mismo supervisó, como muchos otros cambios a lo largo de su carrera.

El Método del Caso

Para entender el caso de Inalde, es fundamental aclarar que esta institución considerada como el líder en Colombia en el uso del Método del Caso, conocido a nivel mundial y aplicado en las universidades más prestigiosas. Este, consiste en discutir situaciones de diferentes empresas, áreas y sectores de diversos mercados y así entrenar a sus directivos para tomar mejores decisiones.

Es importante saber lo anterior, pues tal método fue un condicionante importante en el proceso de migración. Esto, debido a que el papel impreso ha sido considerado tradicionalmente como un insumo fundamental de éste método de estudio, de tal modo que irrumpir esa dinámica iba a ser un reto de enormes proporciones. Por tal motivo, cuando Fabián llegó a Inalde con la tarea de alistar la plataforma, él sabía que podía existir resistencia al cambio. Sin embargo, contó con el apoyo de la alta dirección de la escuela.

Si bien la intención de la institución era implementar una plataforma tecnológica que facilitara el proceso educativo, y que destacara la importancia del uso de las últimas herramientas digitales, la preservación de los métodos tradicionales se sustentaba en la importancia de resguardar la metodología y la alta calidad características de una escuela de negocios como Inalde.

El Método de la Persuación

Sin embargo, Fabián y el equipo de sistemas siguieron adelante y, a raíz de ese reto y con el liderazgo de la dirección administrativa y financiera, desarrollaron una prueba piloto con Moodle. La estrategia utilizada fue empezar a utilizar Moodle en un programa corto para ver su funcionalidad, previa planeación teniendo en cuenta recursos para poder poner en marcha dicha prueba y hacer los ajustes pertinentes antes de usarlo con los demás programas.

De acuerdo con ese modelo, se determinan los casos de estudio, el área de Planeación Académica de Inalde se encarga de conseguirlos y los pasa al área de Publicaciones para añadirlos a los programas en la plataforma. Asimismo, los profesores pueden enviar materiales de apoyo al área de Publicaciones para incluirlos como material complementario.

El futuro de todo el proyecto dependía del éxito de aquel piloto o para ver qué temas era necesario afinar, pero tan solo un periodo fue suficiente para probar la utilidad y confiabilidad de la nueva plataforma. La estabilidad y facilidad de uso convenció de seguir por el camino de la plataforma virtual, con la gran ventaja de poder imprimir los materiales que necesiten. Al mismo tiempo, el nuevo sistema ahorra recursos a Inalde y la plataforma puede adaptarse a las preferencias del usuario.

Sin embargo, colgar los casos al ambiente virtual implicó algunas tareas administrativas nuevas. Por ejemplo, tener en cuenta la seguridad y hacer los convenios con las diferentes escuelas de negocio para el uso virtual de los casos. Asimismo, es importante añadir marcas de agua a los documentos para aclarar que el contenido se está usando con fines pedagógicos y dentro de un programa y fecha específicos.

¿Por qué migrar?

Blackboard Open LMS cuenta con servidores propios, y lo que es más importante, los canales de comunicación son rápidos y eficientes. De tal modo, es posible saber qué está pasando y cómo arreglarlo en muy poco tiempo. Fabián supo que Blackboard Open LMS le daría la anhelada posibilidad de minimizar el riesgo por caídas inesperadas o problemas de alta disponibilidad, además de un mejor manejo DRP (Disaster Recovery Plan). Aunque poco comunes, aquellos problemas tienen el potencial de perjudicar seriamente el funcionamiento de las actividades de la escuela de negocios, por lo que contar con ciertas medidas de seguridad es extremadamente útil.

Aunque no tomaron la decisión de migrar inmediatamente, a Fabián le llamó la atención esta posibilidad e investigó sobre las ventajas de Blackboard Open LMS, además de otros sistemas que sirvieran como Learning Management System, todo esto mientras encontraban el momento apropiado para llevar a cabo la migración. Según comentó, lo que lo convenció definitivamente fueron cuatro razones principales:

  1. La seguridad de la conexión y la garantía de servicio 24/7.
  2. Blackboard Open LMS cuenta con soporte para versión web responsive, algo que ya es una necesidad más que una característica, pues es indispensable para garantizar el acceso a la plataforma desde cualquier dispositivo. No contar con esta funcionalidad ya implica estar relegado.
  3. Poder manejar la App móvil de Blackboard Open LMS es otra enorme ventaja, pues facilita el mejoramiento de la experiencia en dispositivos móviles. Además, poder trabajar a ese nivel deja a Inalde con la libertad de explorar todo tipo de herramientas y características pensando en el futuro.
  4. Probablemente la más relevante hoy en día para una organización que esté fortaleciendo sus recursos de TI, es contar con herramientas SAAS (Software as a service), teniendo en cuenta las ventajas que una buena contratación en este tipo de servicios puede aportar tranquilidad con respecto a los recursos técnicos y tecnológicos.

¿Cuándo migrar?

Definir el mejor momento es esencial, por lo que en Inalde escogieron migrar a final de año, aunque no en época de vacaciones, para que los asistentes de programa, las personas que más contacto tienen con los participantes, estuvieran presentes durante el proceso. Si bien es recomendable esperar a que la demanda de la plataforma baje, también debe haber personal presente para estar al tanto de la migración. Adicionalmente, establecieron un “día cero”, en el que toda la información migraría a la nueva plataforma, proceso a cargo de Blackboard.

Fabián también vio la oportunidad de implementar otros cambios que estaban por realizarse, como la actualización de la página web, liderada por el área de marketing. Antes de la migración, el ingreso a la plataforma se hacía a través del portal web de Inalde, esto implicaba un riesgo: si la página falla, no habría forma de ingresar a la plataforma. Como Blackboard Open LMS cuenta con una página de ingreso propio, además de alta estabilidad de conexión, se eliminó finalmente la dependencia total del portal para el ingreso.

Los preparativos

Tuvieron la precaución de mantener el diseño de la interfaz hasta donde fuera posible, con un aire más moderno aunque familiar para los usuarios. A fin de cuentas, el usuario es quien más se ve afectado con los cambios de cualquier plataforma, y la idea con una migración de este tipo es minimizar al máximo la posibilidad de generar confusión. Para ello, el tema gráfico Snap fue de gran utilidad y le ahorró a Inalde tiempo valioso para concentrarse en otros aspectos de la migración.

Otra premisa clave que Inalde tenía clara antes del proceso, era la de capacitarse antes y no después. De esta manera, las personas a cargo de la administración de la plataforma y publicaciones  estaban en capacidad de responder a todo tipo de solicitudes desde el primer día.

Asimismo, evitar traumatismos a toda costa fue una prioridad. “Blackboard me entregó un sitio de pruebas que muestra cómo va a quedar la plataforma, los contenidos y la navegabilidad. Por eso tuve la tranquilidad de poder evitar fallas de compatibilidad del sistema u otras exigencias. El paso de nuestra anterior plataforma a Blackboard Open LMS fue transparente, casi imperceptible.” dijo Fabián. Parte de esa tranquilidad puede atribuirse a la efectividad de los canales de comunicación, a que las tareas de preparación se hicieron con suficiente anticipación y a un equipo de trabajo organizado.

Comunicar los cambios

Las novedades pueden llegar a ser llamativas para quienes están del lado de Fabián, del lado del desarrollo y mantenimiento. Sin embargo, los cambios pueden causar pánico entre los usuarios, y lo que pretendía ser una mejora en el servicio puede resultar en desastre. Con esto en mente, y para evitar escenarios de confusión, Inalde envió un comunicado a profesores, asesores PROA (que brindan apoyo a los participantes) y asistentes de programa.

Llama la atención que no se envió esta información a los participantes, pues se determinó que los aspectos fundamentales de la experiencia del usuario como la apariencia y la interfaz, no iban a presentar cambios dramáticos. Es por esto que Inalde optó por informar de la mejor manera posible a las asistentes de programa, que interactúan frecuentemente con los participantes, para que pudieran solucionar cualquier duda. Tal estrategia dio resultado, pues a la fecha no han recibido llamadas negativas sobre los cambios o sobre el funcionamiento de Blackboard Open LMS.

“No hay duda que el mejor indicador en este caso es la falta de quejas y reclamos. En nuestro caso, fue una transición completamente exitosa y no se generaron traumatismos a ningún nivel de la operación de Inalde”, comentó Fabián, complacido.

Confianza en el servicio

En Inalde, se tiene por consigna principal que no pueden presentarse fallas en el servicio. A los usuarios de los programas se les conoce como participantes, personas que van rumbo a convertirse en integrantes de la alta gerencia de toda clase de empresas, o que ya lo son. Por ende, las expectativas son, a todas luces, las más altas.

No en vano, consideran que“conocer la importancia de la confiabilidad de la tecnología nos deja muy claro que es fundamental trabajar con proveedores y aliados que garanticen el perfecto funcionamiento de todos los sistemas de Inalde.”

La confianza es algo que Fabián se toma muy en serio y sabe que es necesario ganarla. “Cuando un proveedor garantiza la comunicación y acompañamiento, y ofrece las garantías para el correcto funcionamiento de todos los sistemas, podemos estar tranquilos”, comenta Fabián. De la misma forma, él debe proyectar esa confianza a los usuarios y a Inalde en general, y Blackboard Open LMS le permite hacerlo.

Definitivamente, el trabajo de Fabián no se trata de recibir reconocimiento. Por el contrario, en temas de tecnología la confiabilidad es el deber ser y la ausencia de fallas es la norma, por lo que son las fallas las que atraen atención. Por esto, la satisfacción de un trabajo bien hecho es lo que cuenta.

Photos by: AFP Carlos Vargas